1. TOP
  2. 01.ほーりーの活動記
  3. 08.その他の活動記
  4. ほーりーが毎日30~60分かかる作業を、5分に短縮した技を紹介

ほーりーが毎日30~60分かかる作業を、5分に短縮した技を紹介

先日、本光寺の住職から聞いた働き方改革。寺務員さんの働きやすい環境作りを目的に、お寺に昼休みを設けて夕方以降の電話対応もやめられました。

電話してもつながらない。お寺に昼休みを設けた本光寺の働き方改革

もともとこちらの尾藤住職とは、忙しさが持つ優越感や休むことへの罪悪感と縁切りしようと、『有給休暇取得祈願法要』や『定時退社促進祈願法要』『休日出勤回避祈願法要』『連休明け頑張りすぎ防止法要』など、職場環境改善を訴える法要を一緒に作っています。

この法要は日経関連のメディア記者さんが取材に来られたり、ビジネス界隈でも話題が広がりました。住職によると、輪ゴムも人も引っ張り過ぎると切れてしまうとのことです。

本光寺の尾藤住職

そんなわけで最近はいろんなお坊さんとも働き方について意見交換しているのですが、ほーりーがやっていることで意外と反響があったものを紹介してみます。

ほーりーが作った寺社コン参加者管理ツール

ほーりーは以前、システムエンジニアとして働いていたので、プログラミングを書くことができます。なので会社を辞めて寺社旅専業として独立した時、まず一番最初に取り組んだのが、寺社コンへの申込者を企画ごとに一覧化するためのExcelツール作りでした。

そしてこれが完成したことにより、それまで毎日30~60分はかかっていた作業を5分ほどに短縮しました。これがなければ一人で通算350回も寺社コンを行うことは、不可能だったでしょう。

ちなみに動きはこんな感じです。

(1)まずはウェブサイト上で、フォームから申し込み情報が入力されます。この情報がメールとして、ほーりーのもとに送られてきます。

申し込みフォーム

(2)続いて作成した管理シート(Excelファイル)の入力ボタンをクリックし、申し込み登録フォームを呼び出します。

参加者管理フォーム

(3)そして送られてきたメールを丸ごと貼り付け、入力ボタンをクリックします。

申し込み情報入力フォーム

(4)すると、「性別」「氏名」「年齢」「都道府県」「市町村」「携帯番号」「メールアドレス」を切り分けて、表の中の各セルに自動的に入れてくれます。

寺社コン管理表

と、ただこれだけと言えば、これだけです。ですがこれを作るまでは上記項目をひとつずつセルに移していたので、入力の手間は単純計算しても1/7です。これを年間1000人分以上繰り返してるので、それだけでも作業量にはとんでもない差が出ます。

またその後に付け加えた機能によって、

○携帯番号に「-」が入ってなかったら自動で入れる。桁数が足りなかったり多ければ、エラーメッセージを出す

○メールアドレスがフリーメールの場合は、ポップアップメッセージが出る(寺社コンはフリーメールでの参加の場合は、SMSで別途確認を行うため)

○同じ企画に2回申し込んで来た人がいた場合は、確認メッセージを出す

○男女別で申し込み者を集計し、合計人数を表示する

などなど、チェックや分析の手間も自動化しています。

このため作業時間は一気に短くなりましたし、手作業や目視での確認がなくなった分、ミスも減っています。

使っている技術はVBA

そしてここで使っているのは、Visual Basic(VB)という言語(正確にはそれをExcel内で動かせるようにしたVBA)です。これはハイスキルなプログラマーから見ると、おもちゃみたい(と、言ったら言い過ぎ?)なところもありますが、それだけにちょっとした便利ツールを作るときには、絶大な小回り力を発揮します。

下の画像は、ほーりーが書いたコード一部です。こんな感じでカリカリ書くと、魔法のツールが出来上がります。

VBAのコード

マイクロソフトが開発したプログラミング言語ということもあり、OSやOfficeがバージョンアップしても互換性が高く、あんまり影響を受けずにすむのも楽ちんです。たしか、Windows XPかVista時代に作ったけど、まったく手を入れずに今(Windows 10)も動作し続けてくれています。

もちろん本気でいろんな技術を使えば、上記のステップもすべて自動化は可能でしょう。ですがそうすると今度はメンテナンスに手間がかかるため、かえって不便になります。

なのでこのVBA、大寺院の業務をまるごと変えるような巨大システムの開発には不向きですが、小さなお寺の繰り返しの手作業処理を効率化するには、むしろ最強ではと考えています。

ということで、、、

他にもパソコンに詳しい方ってExcelでもいろんな関数や便利機能を使ったりとか、最近は様々なサービスも出ているので、どんどん取り入れたりしていますよね。

でも、一方で「そんなの、まったくついていけないよ~!」と、ひたすら手作業に時間をかけている方もいるでしょう。

なので、こういう作業効率を向上させたり、コスト削減していく方法を、お寺に特化して共有する場が作れたら面白いと考えています。

たとえば以前に書いた、オンラインミーティング(記事内は、それを活用した飲み会)とか。

500円で語り合えるオンライン飲み会『忘月会』で考えた7つの感想

日蓮宗の研修会で行われたチラシの手作り講座とか。

次代を担うお坊さんに、僧侶のお金遣いは雑過ぎると話してみた

テクニカル系以外でも、荒れ放題の境内を整えてくれる除草ヤギとか。

お寺の味方! 東本願寺のレンタル除草ヤギがかわいい上に働き者

なんだったら、毎日手作業輪廻に陥っている方を解脱させるべく、ほーりーがVBAでツールを作るお手伝いとかしても良いでしょうし。

そんなわけで、こうした話に興味あるという方がいたら、ぜひぜひご連絡下さいませ。人数集まれば、『寺務減らし研究会』とか名前を付けて、うちではこんなことやってますという発表会をしても面白そうです。

ほーりー的にもお寺の日常業務にどんなものがあるか勉強になりそうですし、お坊さんにはパソコンよりも人と向き合う時間を増やしてほしいので、いろいろ取り組んでいきたい分野です。

\ SNSでシェアしよう! /

ほーりーの旅ブログの注目記事を受け取ろう

参加者管理フォーム

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

ほーりーの旅ブログの人気記事をお届けします。

  • 気に入ったらブックマーク! このエントリーをはてなブックマークに追加
  • フォローしよう!

関連記事

  • 2007謹賀新年

  • ほーりーは宿坊研究会を全て捨てることにしました

  • 2008年もお世話になりました。

  • 私のiPadには「人類を変える寺社巡り」と刻んであります。

  • 情報拡散力は女性が有利! お寺の奥さん向け講習の講師をさせて頂きました。

  • お守り大集合